Sản xuất báo đã hoàn thành. Kho cũng báo đã có hàng. Nhưng đơn hàng vẫn chưa giao được, và không ai chỉ ra được đang vướng ở đâu. Tình huống này lặp lại đủ nhiều để trở thành một dấu hiệu nhận biết: điểm nghẽn nằm ở khoảng giữa hai lần báo cáo, nơi không bộ phận nào chịu trách nhiệm theo dõi.
Những khoảng trống thường gặp gồm: thành phẩm đã nhập kho nhưng chưa qua bước kiểm tra chất lượng cuối, hàng đã kiểm nhưng chưa được gán vào đúng đơn của khách, số lượng thành phẩm đủ ở cấp tổng nhưng thiếu ở một quy cách cụ thể mà đơn yêu cầu, hoặc chứng từ giao hàng chưa được duyệt trong khi hàng đã sẵn sàng.
Điểm chung của cả bốn trường hợp là trạng thái thật của đơn hàng không được thể hiện ở bất kỳ báo cáo nào đang lưu hành. Sản xuất nhìn báo cáo sản lượng, kho nhìn báo cáo tồn, kinh doanh nhìn danh sách đơn. Không ai nhìn thấy đường đi trọn vẹn của một đơn hàng từ lệnh sản xuất tới lúc rời kho.
Cách xử lý là gắn trạng thái giao hàng vào chính đơn hàng thay vì suy ra từ các báo cáo rời rạc, để mọi bộ phận đọc cùng một dòng trạng thái. Khi đó câu hỏi vì sao chưa giao được luôn có câu trả lời cụ thể, và người chịu trách nhiệm ở bước đang vướng cũng rõ ràng.